OP-Audit für ein Regionalspital.
THE QUICKY – eine versierte Kurzbeurteilung, die schnell erstellt wird.
Situation im OP in einem Regionalspital
Es herrscht Personalmangel und die Fluktuation ist besorgniserregend. Zugleich gibt es Verzögerungen beim begonnen Umzug in den Neubau. Man hat grosse Fragezeichen in Bezug auf die Effizienz und Effektivität des Operationsbereichs. Der Kunde wünscht eine schnelle Beurteilung der Gesamtsituation und Skizzen möglicher Handlungsfelder.
Kommunikation und Vorgehen
In diesem Fall wurde ein Fragebogen in Bezug auf Organisation, Planung, Tagesbetrieb und Materialwirtschaft vorbereitet. Anschliessend wurden mit Schlüsselpersonen verschiedener Hierarchiestufe und Funktion strukturierte Interviews geführt. Drittens folgte ein Aktenstudium und die Analyse von OP- und Materialdaten. Viertens wurden der OP und die ZSVA visitiert.
Präsentation der Ergebnisse und Diskussion
Anhand von Modellen wurden Verbesserungen grafisch aufbereitet und präsentiert, wie zum Beispiel für die OP-Kapazitätssteuerung. Die Ergebnisse wurden in einem Kurz-Bericht formuliert.
Personaleinsatzplanung für ein Transport- und Logistikunternehmen.
THE PROCESSING – vertiefte Analyse und Konzeption über einen mittelfristigen Zeitraum.
Situation bei der Personaleinsatzplanung eines Transport- und Logistikunternehmens
Ein Transport- und Logistikunternehmen für temperaturgeführte Waren plant den Einsatz von Chauffeuren und Personal im Umschlag mit Excel. Es wird rund um die Uhr gearbeitet, die regulatorischen Anforderungen (AG/ARV) sind hoch und der Arbeitsmarkt ist angespannt. Kurzfristige Ausfälle werden mit grossem Koordinationsaufwand kompensiert. Der Kunde wünscht eine Beurteilung der Personaleinsatzplanung in Bezug auf Effektivität und Effizienz sowie Ideen für Personaleinsatzmodelle und die Produktivitätsmessung. Übergeordnetes Ziel ist die Kapazitätssicherung.
Kommunikation und Vorgehen
In diesem Fall wurde zuerst das bestehende Excel untersucht und die Planungsanforderungen in Interviews mit den Fachpersonen an den mehrsprachigen Standorten herausgefiltert. Anschliessend wurde eine Anforderungsmatrix nach Funktion modelliert, wobei Erfahrungen aus dem 7x24h OP-Betrieb eines Spitals berücksichtigt wurden. Drittens folgte ein Workshop «Transport- und Logistikpersonal 4.0» mit den Inhabern und dem Kader zur Bewertung und Anreicherung der Anforderungsmatrix.
Präsentation der Ergebnisse und Entscheid
Anhand des Anforderungsmodells wurden Bereiche für sofortige Verbesserungen identifiziert und Szenarien für künftige, maximal automatisierte Lösungen inkl. Validierung regulatorischer Anforderungen und neuen Wegen in der Personaleinsatzplanung präsentiert. Die Führung entschied, die Stossrichtung «digitale kompetenzbasierte Personaleinsatzplanung» umzusetzen.
Interim Management Transport und Logistik.
THE BIG PICTURE – umfassendes und vielschichtiges Management für mindestens ein halbes Jahr.
Anforderungen des Kunden
Ein in der temperaturgeführten Food-Logistik tätiger europäischer Konzern braucht für seine Schweizer Tochtergesellschaft mit mehreren Standorten ein Interim Management. Gesprochen wird vor allem Französisch.
Vorgehen und Kommunikation
Der Cluster-Leiter gibt einen vielschichtigen Mehrpunkte-Plan vor, vom Coaching der Geschäftsleitungsmitglieder über die Sicherung, Rentablisierung und Entwicklung des Kundenportfolios bis zur Einleitung von aufbauorganisatorischen Massnahmen und Anpassung de Transportorganisation mit europäischer Anbindung für temperaturgeführte Stückgutsendungen.
Nach dem Besuch aller Standorte und den grössten Kunden sowie Gesprächen mit den Bereichsleitern, der Analyse von Kunden- und Betriebsdaten wurde ein Massnahmenplan entwickelt und die Geschäftsleitungsarbeit neu organisiert. Die Massnahmen wurden nach Priorität sukzessiv umgesetzt.
Übergabe und Übertritt in den Verwaltungsrat
Nach einem halben Jahr beginnt die Übergabe der Geschäftsführung an den neuen Stelleninhaber. Zur Sicherung der Kontinuität für die eingeleiteten Massnahmen erfolgt die Wahl in den Verwaltungsrat.
OP-Reporting und Analytik für ein mittelgrosses Spital.
THE PROCESSING – vertiefte Analyse und Konzeption über einen mittelfristigen Zeitraum.
Situation monatliches OP-Reporting
Ein mittelgrosses Spital verwendet OP-Kennzahlen zur Steuerung des OP-Bereichs. Die Kennzahlen werden monatlich ausgewertet und in der OP-Steuerungsgruppe besprochen. Es kam schon vor, dass der OP-Report nicht zur Verfügung stand, weil die Erstellung personengebunden ist und viel manuellen Aufwand verursacht. Zudem hat man Fragezeichen in Bezug auf die Richtigkeit und Aussagekraft der Berichte. Schliesslich gibt es mit den neuen REKOLE-Bezugsgrössen für die Verrechnung der Leistungen im Operationssaal neue Kennzahlen. Der Kunde wünscht ein mehrheitlich automatisiertes OP-Reporting und Ideen für ein Kennzahlen-Set mit dem Aussagen zur Effizienz und Prozessqualität möglich sind.
Kommunikation und Vorgehen
In diesem Fall wurde in einem ersten Schritt untersucht, welche Zeitstempel in welchen IT-Systemen von der OP-Koordination, dem OTA- und Lagerungs-Team sowie der Anästhesie erfasst werden. Anschliessend wurden die in Excel vorhandenen Daten in Bezug auf Vollständigkeit beurteilt und festgestellt, welche Daten je nach Verwendungszweck zu ergänzen sind. Drittens wurde ein Reporting-Modell erstellt mit möglichen optionalen Kennzahlen. Viertens wurden Massnahmen zur Sicherung der Datenqualität beschrieben.
Präsentation der Ergebnisse und Umsetzung
Die Kennzahlen wurden für die Visualisierung grafisch aufbereitet und mit Messgrössen zur Beurteilung des Zielerreichungsgrads präsentiert. Nach Freigabe des neuen OP-Reports wurden die OP-Akteure für eine gute Datenqualität geschult. Damit die OP-Reports automatisiert erstellt werden können, wurde der IT ein Konzept für die Programmierung eines OP-Cube abgegeben mit Vorgaben zur grafischen Darstellung.
Entwicklung und Simulation von Varianten für eine OP-Clusterorganisation
PROCESSING – vertiefte Arbeit über einen mittelfristigen Zeitraum.
Organisation des Operationsbereichs eines grossen Spitals
Die Operationstechnische Assistenten (OTA) sind zentral organisiert und arbeiten fachübergreifend an mehreren OP-Standorten (Universalisten). Um der Spezialisierung der Chirurgen zu folgen, soll eine “Cluster-Organisation” entwickelt und die Basis für ein Betriebskonzept zum Bezug des Neubaus erstellt werden. Der Kunde wünscht eine Entscheidungsgrundlage mit 2–3 realisierbaren Clustervarianten.
Vorgehen und Kommunikation
In diesem Fall wurden zuerst strukturierte Interviews mit Operateuren, OTA, Lagerung und Anästhesie durchgeführt. Anschliessend erfolgte eine umfassende Analyse der OP-Daten aus zwei Jahren. Drittens wurden Organisationsvarianten nach verschiedenen Aspekten entwickelt und bewertet. Zur Prüfung der betrieblichen Machbarkeit und für die Entscheidfindung wurden zwei bevorzugte Varianten mit unterschiedlichen Notfall-Konzepten simuliert.
Präsentation der Ergebnisse und Diskussion
Als Entscheidungsgrundlage wurden der Steuerungsgruppe zwei bevorzugte, machbare Clustervarianten präsentiert, die anhand einer Nutzwertanalyse nach gewichteten Kriterien bewertet wurden.
Simulation ist auch für die Konzeption und Dimensionierung von Bauprojekten ein wirksames Instrument. Der Mehrwert ist, besser entscheiden zu können, weil die Messung der Auswirkungen von Zufällen innerhalb einer „Reaktionskette“ möglich ist.